流程規劃
活動流程範本
尾牙、春酒、婚宴、家庭日各一份。前置時程 + 當天分鐘級 rundown + 場地確認清單，換掉日期人數就能用。
尾牙
150 人／約 15 桌．18:00 進場．22:00 結束
這份範本以常見規模為基準，實際請依你的人數、場地進場時間與節目數量調整。
前置時程
| 時間點 | 要完成的事 | 負責 |
|---|---|---|
| D-90 | 確定日期、預算上限、人數區間與活動目的 | 主辦窗口 |
| D-85 | 場地初選 3 家，安排看場 | 主辦窗口 |
| D-75 | 場地下訂、付訂金，進場時間寫入合約 | 主辦窗口 |
| D-60 | 菜色定案、素食與過敏餐數量、酒水方案 | 主辦窗口 |
| D-50 | 獎項預算定案，開始採購或詢價 | 行政 |
| D-45 | 主持人與表演節目確認 | 活動組 |
| D-40 | 開放報名，統計出席與眷屬人數 | 人資 |
| D-30 | 完成分鐘級 rundown 初稿 | 活動組 |
| D-21 | 回顧影片素材蒐集與剪輯 | 影音 |
| D-14 | rundown 定稿，發給主持人／音控／攝影 | 活動組 |
| D-10 | 獎品到齊、清點、貼標；抽獎方式測試 | 行政 |
| D-7 | 場地二次確認：進場時間、設備、桌次圖 | 主辦窗口 |
| D-3 | 現場物資打包清單；確認接駁與停車 | 行政 |
| D-1 | 設備彩排（若場地允許前一晚進場） | 活動組 |
當天 rundown
| 時間 | 項目 | 分鐘 | 備註 |
|---|---|---|---|
| 15:00 | 工作人員進場、佈置 | 90 | 需場地允許 15:00 進場 |
| 16:30 | 設備測試：音響、投影、麥克風、互動系統 | 30 | 用實際要播的檔案測 |
| 17:00 | 走一次流程、主持人對稿 | 30 | 抽獎流程一定要走過 |
| 17:30 | 報到區就位、迎賓音樂 | 30 | |
| 18:00 | 賓客入場、報到、迎賓拍照 | 30 | 互動與拍照的暖身時段 |
| 18:30 | 開場：主持人開場＋主管致詞 | 15 | 排 5 分鐘的致詞抓 10 分鐘 |
| 18:45 | 開動、上菜 | 30 | 前 30 分鐘不排需要專心的節目 |
| 19:15 | 第一輪抽獎（小獎 5–8 名） | 12 | 把注意力拉回舞台 |
| 19:30 | 年度回顧影片 | 6 | 控制在 6 分鐘內 |
| 19:40 | 部門表演 1 | 10 | |
| 19:55 | 全場互動遊戲（快問快答／賓果） | 20 | 全員參與，中場最高點 |
| 20:20 | 第二輪抽獎（中獎 3–5 名） | 12 | |
| 20:35 | 部門表演 2 | 10 | |
| 20:50 | 表揚資深員工／年度獎項 | 12 | |
| 21:05 | 第三輪抽獎（大獎 1–3 名） | 18 | 壓軸，逐一開獎拉長節奏 |
| 21:25 | 大合照 | 10 | 提前 10 分鐘廣播集合位置 |
| 21:40 | 主持人結語、散場音樂 | 10 | |
| 21:50 | 賓客離場、工作人員收拾 | 30 |
場地確認清單
看場或簽約前要問清楚的事，逐項確認。
- 進場時間已寫進合約（不是口頭答應）
- 帶自己的筆電實測 HDMI 影像與聲音
- 把場燈打到宴會亮度再看投影
- 後排看得到主螢幕；60 桌以上確認有無側螢幕
- 舞台周邊插座數量足夠、可否拉延長線
- 賓客 Wi-Fi 帳密與頻寬（掃碼互動必問）
- 隔壁廳當天是否有場次（音量干擾）
- 超時計費方式與清場時間
- 報到區有插座、位置往內退不擋動線
- 停車位數量與折抵時數
人力配置
| 角色 | 到場時間 | 負責事項 |
|---|---|---|
| 總指揮 | 15:00 | 掌 rundown、臨時決策、與場地窗口對接 |
| 主持人 | 17:00 | 對稿、控場、接抽獎 |
| 音控 | 15:00 | 音樂、麥克風、影片聲音 |
| 投影／互動 | 15:00 | 投影、影片播放、互動遊戲操作 |
| 報到組 2–3 人 | 17:15 | 報到、發抽獎券、指引座位 |
| 獎品組 2 人 | 17:00 | 清點、頒獎遞送、簽收 |
| 攝影 | 17:30 | 迎賓、開場、抽獎、大合照 |
最常出錯的地方
抽獎全部集中在最後
前兩小時沒事幹，抽完就散場。拆成三輪穿插在流程裡。
致詞超時
排 5 分鐘、講 15 分鐘是常態。直接排 10 分鐘當緩衝。
小獎也要上台
150 人的場地，走上台要 40–60 秒。小獎改為座位起立、工作人員送過去。
用餐前 30 分鐘排重頭戲
大家在夾菜聊天，舞台上做什麼都是背景。這段適合背景音樂與拍照互動。
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